Quem atende como pessoa física lida com quatro rotinas: o Carnê-Leão do mês, o recibo no Receita Saúde, o INSS e a declaração anual, se você for obrigado a entregar. Dá para cumprir todas por conta própria, nos sistemas da Receita e do INSS; o contador entra para conferir, orientar decisões e, se você abrir empresa, cuidar da escrituração dela.
Este texto mostra o que é cada rotina, o que você mesmo resolve e em que situações vale conversar com um contador.
O que é "contabilidade" para quem atende como pessoa física
Na prática, são estas frentes.
Carnê-Leão, todo mês
Quem recebe de pessoas físicas por trabalho sem vínculo de emprego está sujeito ao recolhimento mensal do imposto de renda, o Carnê-Leão. O imposto é calculado pela tabela progressiva mensal, que vai de isento a 27,5%, sobre o que você recebeu no mês, e pago até o último dia útil do mês seguinte, em DARF com o código 0190.
Desde janeiro de 2026 há uma redução do imposto. Para quem recebe até R$ 5.000 no mês, o imposto fica zerado (com o desconto simplificado, quando as deduções forem menores). De R$ 5.000,01 a R$ 7.350, a redução diminui; acima disso não há.
O Carnê-Leão é uma antecipação: o que você recebeu também vai para a declaração anual. Pagamento em atraso tem encargos; se algum mês ficou para trás, veja como regularizar o DARF atrasado.
Livro-caixa ou desconto simplificado
As despesas escrituradas no livro-caixa são dedução do Carnê-Leão. Entra a despesa indispensável para você receber e manter a atividade, como aluguel, água, luz, telefone e material de expediente ou de consumo. O documento da despesa precisa identificar quem comprou e o que foi comprado.
No lugar das deduções, você pode usar o desconto simplificado mensal, de R$ 607,20 em 2026, sem comprovar despesa, quando ele for mais vantajoso. Os dois não se somam.
O livro-caixa pode ser escriturado no Carnê-Leão Web, da Receita. A lista do que entra e do que a Receita não aceita está em despesas do livro-caixa.
Recibo no Receita Saúde
O Receita Saúde é o recibo eletrônico de serviços de saúde. Psicólogos que atendem como pessoa física são obrigados a emitir desde 1º de janeiro de 2025, na data de cada pagamento, pelo aplicativo Receita Federal ou pelo Carnê-Leão Web. Os recibos ficam guardados no Carnê-Leão Web, e o valor entra no cálculo do mês. Deixar de emitir, ou emitir com erro, sujeita a multa de R$ 100 por mês-calendário ou fração.
O caminho tela a tela está no passo a passo do recibo no Receita Saúde.
INSS
Quem trabalha por conta própria é segurado do INSS como contribuinte individual e recolhe por iniciativa própria, até o dia 15 do mês seguinte. A alíquota é de 20% sobre o salário de contribuição. Há a opção de 11% sobre o salário mínimo, no plano simplificado, com regras de aposentadoria diferentes, para quem trabalha por conta própria, sem relação de trabalho com empresa. A contribuição que você mesmo paga é dedução do Carnê-Leão.
Os valores de 2026 e a diferença entre os planos estão em INSS do autônomo da saúde.
Declaração anual
Na declaração anual, o psicólogo informa o CPF de quem pagou e de quem foi atendido, e o valor de cada serviço. Quem preencheu o Carnê-Leão com esses dados ao longo do ano pode importá-los na declaração.
O que você resolve sozinho
Lançar o que recebeu e o que gastou, emitir os recibos, gerar o DARF e pagar, e recolher o INSS: tudo isso você pode fazer por conta própria, nos sistemas da Receita e do INSS. O que isso pede de você é registrar todo mês e guardar comprovante que identifique o comprador.
Um atalho que não existe: psicólogo não pode ser MEI.
Quando vale ter um contador
Nenhuma destas situações é regra. São os momentos em que vale conversar com um contador:
- Dúvida se uma despesa entra no livro-caixa. A Receita dá um critério (necessidade, normalidade, usualidade e pertinência), não uma lista fechada.
- Você recebe também de clínica, plano ou empresa. O livro-caixa vale para a receita da mesma atividade vinda de pessoa física e de pessoa jurídica, e como declarar cada uma depende do caso.
- Há meses em atraso para regularizar.
- Você quer comparar pessoa física e empresa. A conta depende do que você recebe, das despesas, da folha e do ISS da sua cidade; veja psicólogo autônomo ou CNPJ: como comparar.
- Você quer alguém que emita os recibos ou confira o mês por você. Outra pessoa, inclusive um contador, pode emitir o Receita Saúde em seu nome com procuração eletrônica no e-CAC.
- As mudanças de 2027, que estão mais abaixo.
Se for contratar, confira o registro do profissional no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
Se você abrir empresa, a conversa muda
Empresa tem escrituração e obrigações mensais, o que na prática pede um contador. A empresa de psicologia se registra no CRP, não emite o Receita Saúde: emite nota fiscal e entrega a DMED. No Simples Nacional, a tributação da psicologia depende do fator R, a relação entre o que a empresa paga de folha, com o pró-labore, e o que ela fatura. O detalhe está em psicólogo autônomo ou CNPJ.
O que muda em 2027: CBS, IBS e a inscrição no CNPJ da pessoa física
Pela leitura das regras publicadas até agora, a partir de 1º de janeiro de 2027 quem atende como pessoa física em psicologia passa a pagar dois tributos novos sobre os atendimentos, a CBS e o IBS. Vêm junto uma inscrição no CNPJ, só para esses tributos, e a nota fiscal de serviço eletrônica.
Essa inscrição não transforma a pessoa física em pessoa jurídica. Não é abertura de empresa, e o Carnê-Leão continua. Às vezes ela é chamada de "CNPJ técnico"; o apelido confunde, porque não há empresa nenhuma.
A estimativa de carga é de cerca de 4,5% do valor dos atendimentos. É estimativa: o Senado ainda pode fixar outro número; se não fixar, vale o cálculo do Tribunal de Contas da União.
Em 13 de novembro de 2026, a página da Receita sobre o CNPJ da pessoa física ainda não trazia orientações de como fazer a inscrição. Tire as dúvidas do seu caso com um contador; se você é cliente de uma contabilidade parceira, com ela.
Onde a ContaDia entra, e onde não entra
A ContaDia é um software, não um escritório de contabilidade.
No plano ContaDia: você resolve sozinho, com o cálculo feito
A ContaDia para psicólogos reúne gestão financeira, agenda e Carnê-Leão automático: organiza seus recebimentos ao longo do mês e gera o arquivo que o Carnê-Leão Web importa. Se você usa o formato Receita Saúde na ContaDia, os recibos do mês são emitidos pelo Carnê-Leão Web, em lote, quando você importa esse arquivo; nesse caso, não emita os mesmos recibos pelo aplicativo da Receita, para não duplicar. O plano custa R$ 79,90 por mês, com 30 dias grátis, sem cartão.
No Premium: um escritório de contabilidade parceiro acompanha você
Se você prefere não cuidar do fiscal sozinho, no Premium (a partir de R$ 219,90/mês) um escritório de contabilidade parceiro acompanha seus números o ano inteiro e revisa a sua apuração antes de você declarar. Você preenche um formulário curto e o escritório entra em contato em até 1 dia útil. Falar com um parceiro.
Perguntas frequentes
Psicólogo autônomo precisa de contador? As rotinas de quem atende como pessoa física podem ser cumpridas pelo próprio profissional, nos sistemas da Receita e do INSS. Contador é uma escolha, e ajuda nas situações listadas acima.
O contador pode emitir meus recibos do Receita Saúde? Pode, com procuração eletrônica no e-CAC.
Psicólogo pode ser MEI para simplificar? Não. A ocupação não está na lista de ocupações permitidas ao MEI; veja psicólogo pode ser MEI?.
A ContaDia substitui o contador? Não. A ContaDia não é um escritório de contabilidade: é um software para quem resolve o mês sozinho. No Premium, quem acompanha você é um escritório de contabilidade parceiro.
Quanto custa? O plano ContaDia custa R$ 79,90 por mês. O Premium começa em R$ 219,90 por mês, e o valor final é combinado com o escritório parceiro.
Em 2027 vou precisar de contador por causa do CNPJ? A inscrição no CNPJ da pessoa física não é abertura de empresa, e em 13 de novembro de 2026 a Receita ainda não tinha publicado como fazê-la. Vale tirar a dúvida do seu caso com um contador.
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